Ничего не забыть, всё успеть - 5 рецептов планирования времени.

Поделись с подружками :
Домохозяйка вы, студентка или бизнес-леди, ваш день заполнен разными делами и событиями. Однако хватает ли времени на все, зависит не столько от количества забот, сколько от того, умеете ли вы планировать свое время. Я в этом убедилась на собственном опыте.
На недельку до второго
Слово “план” всегда нагоняло на меня зеленую тоску. А уж заставить себя вести какие-то там ежедневники... Правда, каждое утро, еще перед подъемом, я детально продумывала весь предстоящий день, но в какой-то момент этого оказалось недостаточно. Дел становилось все больше, а память все чаще подводила. Назрела необходимость более упорядоченного тайм-менеджмента.
Из нескольких книжек по этой теме я выяснила, что первым делом нужно определить свои жизненные цели, сформулировать приоритеты, поставить четкие задачи и установить временные рамки. Что-то вроде “Я хочу жить в собственном высоком тереме через пять лет, а для этого мне нужно... А через десять лет я хочу стать владычицей морскою, и потому мне требуется в определенной последовательности сделать это и вот это...” Затем надо составить примерный план на ближайшие годы, более подробный — на год, еще детальнее — на месяц. Наверняка кому-то этот способ подойдет, у меня же вызвал внутренний протест. Зато вспомнился еще один постулат: “Подход к планированию должен учитывать ваши собственные нужды”. Итак, мои “болевые точки” — обилие текущих забот, неорганизованность и отсюда — то авралы, то безделье, нехватка времени по мелочам и иногда забывчивость. Вывод: мне необходимо разобраться не с дальними целями (я о них помню), а с насущными делами. Значит, попробую-ка составлять распорядок на дни и недели.

NB! К “письменному” планированию на рабочую неделю мы прибегали еще в детстве. У каждой был дневник с расписанием уроков и мероприятий, и мы видели, что требуется выполнить в ближайшее время. А теперь место дневника должен занять ежедневник. И лучше вносить туда не только рабочие или учебные задания, а вообще все, чем собираетесь заняться.


Все-все-все это и еще...
Вот хорошо, что я не поленилась начать с черновика, а не принялась сходу заполнять новенький разлинованный блокнот. Стартовала я с простого списка, куда вошли и рабочие задания, и стирка, и закупка продуктов, и курсы, и прогулки с детьми... Где это было возможно, я отметила, сколько времени займет каждый пункт, и проставила конкретные даты. Затем попыталась разбросать дела по дням. В итоге одни оказались забиты под завязку, другие свободнее. Пришлось перераспределить более равномерно.
И все же список текущих задач меня сильно впечатлил. С таким объемом без золотой рыбки мне не справиться — что-то непременно нужно перенести на потом, от чего-то отказаться. Как выбрать? На помощь пришли швейцарский экономист Вильфредо Парето и американский президент Дуайт Эйзенхауэр. Первый вычислил, что 20 процентов задач дают 80 процентов результата, а остальные 80 процентов дел продвигают к цели на 20 процентов. Второй делил задания на важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, и не важные и не срочные. А точку в моих метаниях поставил постулат из книжки Глеба Архангельского: начинать планирование дня с мысли о том, что можно сегодня сделать, чтобы достичь стратегических целей. Проанализировав свои записи по этим параметрам, я расставила приоритеты.

NB! Форсмажоры и непредвиденные обстоятельства тоже нужно учитывать. Если вы руководитель, планом должно быть охвачено не более 60 процентов вашего времени. Рядовым сотрудникам можно расписать 75 процентов, а 25 оставить в резерве.

Делу — время
Пора переходить к чистовому варианту. Опытные люди говорят, что планы, состоящие из простого перечня, не выполняются никогда. Правда, весьма авторитетный гуру тайм-менеджмента Марк Форстер построил на принципе неупорядоченного списка целую систему под названием “Автофокус” (информацию о ней легко найти в Сети), но он же и признал, что для срочных дел она не годится. А львиная доля моего дня занята именно такими. Так что пришлось записывать дела в порядке выполнения и указывать временные рамки. Кстати, это важно не только для того, чтобы не забыть о совещании у директора и о сеансе массажа, на который записались месяц назад. Закон Паркинсона неумолим (по крайней мере, в моем случае) — на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Отведете себе три дня на отчет — справитесь за этот срок, зарезервируете неделю — неделю и провозитесь. Потому взвешивайте свои возможности и задавайте точные рамки.

NB! Задумывая большое количество дел, не забывайте планировать короткий отдых между ними. Он поможет легче переключиться и в итоге быстрее справиться с задачами.

По полочкам
В жизненном распорядке любого человека есть вещи, которые привязаны к календарю и будильнику. Например, я по будням к полдевятого утра должна отвести детей в школу, каждый понедельник с десяти до полудня у нас редколлегия, обед — с часу до двух, 17 апреля у подруги день рождения... Подобные “жесткие” пункты вписываются в первую очередь. Затем заносите события, о которых известно заранее (деловые встречи, презентации, назначенные совещания, концерты, на которые купили билеты и т. д.). А куда же поставить просмотр почты, работу над проектом, наведение порядка в компьютере, оплату квартиры, развлечения?.. Лично я не рискнула бы дать единый для всех совет. Тем более что одни пособия рекомендуют, например: “Всегда начинать рабочий день с чтения почты, чтобы сразу быть в курсе нового, войти в ритм, покончить с этой мелочью”. Другие же предостерегают: “Никогда не просматривайте почту в начале дня. Это отвлечет вас от важных и срочных дел. Заглядывайте в ящик, когда появляется пауза”. Я для себя правила расстановки задач по полочкам выводила методом проб и ошибок. А вот совет использовать собственные биоритмы очень помог. Моя работоспособность максимальна с утра до часу дня и с пяти вечера до десяти. Потому то, что требует сосредоточенности и усилий, я ставлю на эти промежутки, а период спада посвящаю мелочам и отдыху.
Понравилась мне и идея “камней в банке”. Представьте, что день — это стеклянная банка. Вы заполняете ее большими камнями (трудными делами), между ними помещаются камешки помельче (менее затратные задания), а оставшиеся промежутки — песком (мелочами).
Есть еще два чудных правила. Первое — каждый день справляться хотя бы с частью объемной задачи (написание диплома, квартального отчета, работа над крупным проектом...). Второе — в течение суток покончить хотя бы с одной неприятной мелочью, которая висит над вами дамокловым мечом. По возможности планируйте ее на начало дня, чтобы она уже не портила настроение и не мешала сосредоточиться на прочем. Мне таким способом довольно быстро удалось разгрести целый ворох вечно откладываемого “на завтра” и наконец-то вздохнуть спокойно.

NB! За дела, которые приносят наибольший результат, следует браться в первую очередь. Смысл — при помощи немногих действий обеспечить львиную долю общего эффекта.

Работа с ежедневником
План на неделю целесообразнее составлять в конце пятницы или посвятить ему начало понедельника. Расписание на день лучше всего писать накануне вечером. Сам процесс вряд ли займет больше 10–15 минут. Но прежде чем перелистывать страницу ежедневника, отметьте то, с чем не справились. Подумайте, почему, и учтите это в следующий раз. А если сделали что-то сверх задуманного, то отметьте как выполненное.
Каждый вечер также просматривайте и уточняйте свой недельный план. Это поможет точнее скорректировать дела на ближайшее будущее и не упустить ничего важного. Не бойтесь зачеркивать, ставить пометки, вклеивать листочки с номерами телефонов или что там еще может понадобиться. Стоит разработать свою систему обозначений. Мне, например, удобно цветными маркерами отмечать разные категории задач. Некоторые с той же целью рисуют на полях смайлики, фигурки, какие-то значки. Кто-то выполненные задачи вычеркивает, кто-то ставит птички и плюсики...

NB! Ежедневник держите при себе всегда, перечитывайте его в течение дня, отмечайте выполненное. Это поможет сконцентрировать внимание и силы именно на том, что требуется.

Позволяйте себе иногда быть спонтанной, отходить от собственного плана

Бумага или электроника
Честно говоря, вести записи я так и не полюбила. Особенно, когда это была просто скучная тетрадь с датами на страницах. Куда больше понравились специальные издания Глеба Архангельского и Ицхака Пинтосевича. (Наверняка существуют хорошие деловые помощники и других авторов.) Во-первых, там содержались советы, читать которые было полезно и интересно. Во-вторых, они были удобно организованы: места для заметок, разбивка по категориям, напоминания и тому подобное. Добавим еще юмор, с которым там все это подавалось, и получим не только формальный перечень забот, но и неплохой стимул идти к цели.
А потом я решила, что пора переходить к более технологичным способам. Дело вкуса, конечно, но я люблю всевозможные гаджеты, и меня совсем не напрягают монитор и клавиатура.
Самым простым и довольно удобным решением оказался стандартный Microsoft Office Outlook, установленный практически на каждом компьютере. Регулярные события вроде той же редколлегии или ежедневного составления плана мне теперь достаточно вписать единожды и задать функцию “Повторить”. Вбить дни рождения друзей и близких — минутное дело. Перенести задачу на другой день или время — одно движение мышью. Более того, о любом событии программа мне в нужное время напомнит. Так что все “уточнить вопрос у Анны Ивановны”, “запросить информацию у Петра Петровича”, “встретиться с менеджером Н.” и “не забыть позвонить маме” никак не пройдут мимо моего внимания. Возможности “Аутлука” намного шире, но останавливаться на них здесь не хочется. И все же он для меня — не идеал. Я не нахожусь перед монитором рабочего компьютера постоянно. А вот смартфон или планшет со мной могут быть всегда. Простенький органайзер есть практически в каждом. Более продвинутые можно скачать и установить. А дальше — на что фантазии хватит. Мне нравится заполнять строчки электронного помощника, ставить звонки-напоминалки, задавать всплывающие картинки и надписи. Нравится, подумав по дороге на работу о том, что давно не виделась с подругой Машей, тут же внести в план звонок, а увидев афишу с интересным концертом, отметить “узнать о билетах”.

NB! существуют еще и онлайн-органайзеры. Вся нужная информация хранится на сервере в Интернете, а доступ к ней получаете с любого компьютера или того же мобильного телефона. И даже в отсутствие Интернета подобные ежедневники способны присылать sms-оповещения.
Для выработки навыка требуется 21 день. Заставьте себя заполнять ежедневник всего лишь три недели, и сами не заметите, как планирование органично войдет в вашу жизнь, а сами вы станете успевать намного больше, чем раньше.

И что ж в активе...
Итак, что же дало скрупулезное планирование лично мне? Я действительно стала больше успевать. Возможно, потому, что меньше времени трачу впустую. Мне не нужно держать в голове ворох дел — я просто регулярно заглядываю в их перечень и ничего не упускаю из виду. Ну, почти ничего, если честно. А еще план не позволяет бездельничать и дает гарантии, что необходимое будет сделано. Одно дело — подумать: “Сегодня надо бы начать статью о планировании”, и совсем иначе — увидеть фразу “Писать с 11.00 до 13.00”. Это уже не обсуждается — садимся за работу. А как приятно в конце дня увидеть, что все намеченное выполнено!

Поделись с подружками :